Ads
La organización te ayuda a trabajar más rápido, resolver problemas de manera más eficiente y mantenerte motivado. Aquí tienes 15 consejos para organizar tus días laborables:
1. Lista de tareas
Tomarte cinco a diez minutos cada mañana para hacer una lista de tareas, ya sea en papel o digitalmente, puede ayudarte a enfocarte y aumentar tu productividad. Agregar nuevas tareas a la lista inicial a lo largo del día puede ayudarte a mantenerte concentrado. Algunas personas encuentran que una lista corta de tareas más grandes puede resultar abrumadora, por lo que dividirlas puede evitar la procrastinación.
2. Mantén tu espacio de trabajo ordenado.
Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y a eliminar elementos innecesarios. Clasifica la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador y coloca los papeles de forma ordenada. Incluso puedes llenar tu botella de agua para evitar contratiempos por la mañana. Esto incluye el desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras se inician lentamente, por lo que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede prevenir bloqueos y lentitud. Esto también puede ayudarte a encontrar aplicaciones y archivos más rápido para poder empezar a trabajar de inmediato al día siguiente en lugar de limpiar.
3. Sigue un horario.
Algunas personas trabajan mejor por la mañana, otras por la noche. Descubre en qué momento del día eres más productivo y trabaja en ese momento. Es importante elegir un horario, pero también es fundamental cumplirlo. Establecer hábitos duraderos requiere consistencia. Ser constante con tu rutina puede aumentar tu productividad y enseñarle a tu cerebro a estar activo durante tus horas de trabajo.
4. Tómate descansos.
Cada dos horas, toma de 10 a 15 minutos para estirarte y enfocarte en otra cosa para mantenerte activo y apasionado en tu trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para tomar un descanso del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Haz menos multitarea.
La multitarea parece ser el mejor método para hacer cosas, pero no siempre es cierto. A veces, la multitarea puede llevar más tiempo que trabajar en una sola tarea. Si bien trabajar requiere cierta multitarea, estar organizado te ayudará a prevenir la sobre-multitarea.
6. Encuentra distracciones.
La gestión de las distracciones es otra forma de organizar tu día laboral. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones pueden ser controladas. Para mantenerte enfocado y evitar ser distraído por correos electrónicos nuevos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono que te distraiga en modo avión o guardarlo en un cajón para evitar distracciones por mensajes personales. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos prolongados en el tiempo.
7. Automatiza las tareas que puedas.
Puedes enviar muchos correos electrónicos o distraerte con alguien que necesite tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Mantén plantillas para los correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizarlos y enviarlos rápidamente. El software de firma digital te permite firmar documentos con un solo clic. Automatizar tareas te ayuda a concentrarte y a organizarte.
8. Ordena las tareas por su importancia.
Empieza tu día con la tarea más grande y estresante en lugar de responder correos electrónicos. Puede que esta tarea tome la mayor parte de tu día, pero acelerará los procesos. Empezar por las tareas más grandes puede ayudarte a realizar las tareas más pequeñas rápidamente sin gastar toda tu energía.
9. Planifica tu día por horas.
Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Planificar las cosas cada hora puede hacer que tu día sea más predecible y aumentar tu productividad recordándote cuál es tu trabajo cuando te distraes.
10. Establece objetivos y recompénsate.
Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Supérate a ti mismo creando una lista de tareas diarias para mantenerte organizado. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantenerte interesado en el trabajo. Haz planes para recompensarte al alcanzar tus objetivos. Las recompensas no tienen por qué ser extravagantes. Pueden ser tan simples como comer un bocadillo después de un gran esfuerzo. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantenerte enfocado y comprometido con tu trabajo, así que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica los días en “bloques” de trabajo.
Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y el día de trabajo. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, podrías responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar en tareas los martes y jueves. Esto te ayuda a centrarte y a maximizar tu productividad sin sentir que necesitas cambiar de tarea en cualquier momento. Este método funciona bien para las personas detallistas que no les importa hacer lo mismo durante horas.
12. Encuentra factores de estrés.
La procrastinación puede aparecer debido a factores de estrés como la falta de confianza en uno mismo, el perfeccionismo o las críticas. Quizás estés ansioso por recibir comentarios negativos sobre una tarea recurrente o por perder un plazo importante. Descubrir lo que te está estresando puede ayudarte a reducirlo y a hacer tareas difíciles más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento y la satisfacción laboral puede reducir el estrés laboral. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y a planificar tu día sin miedo o procrastinación.
13. Planifica semanal o mensualmente.
Una lista de tareas diarias puede ayudarte a realizar las actividades diarias, pero una lista más amplia al comienzo de cada semana o mes puede ayudarte a administrar tu tiempo para alcanzar tus objetivos. Para un plazo a fin de mes, crea objetivos semanales para hacer todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más esos objetivos. Este método divide una tarea grande en múltiples tareas pequeñas para que los objetivos a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con flujos de trabajo actuales.
Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas para ayudarte a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico ofrecen un calendario para programar reuniones. Algunas aplicaciones de chat contienen recordatorios para mantenerte en el buen camino. Pregunta a tus compañeros o jefes cómo se organizan en el trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario.
El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre trabajo y vida personal por una productividad a corto plazo. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos de organización. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el trabajo.
Cada persona es única, por lo que es posible que no todos los consejos funcionen para ti. Prueba diferentes combinaciones y ajusta tu rutina laboral según tus necesidades y preferencias. La organización no solo implica tener un espacio de trabajo limpio, sino también hábitos que te ayuden a gestionar mejor tu tiempo y tus tareas. ¡Buena suerte organizando tus días laborables de manera más eficiente y productiva!
